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Der Einsatz professioneller Software scheitert bei einem Großteil der mittelständischen Unternehmen in vielen Bereichen immer wieder. Gründe dafür sind allzu komplexe Systeme, mit starren Restriktionen und mangelnder Flexibilität sowie auch überdimensionierte Anforderungen.

Leistungsfähige Softwares, die Prozesse der Betriebswirtschaft, des Marketings- und der Produktion in Echtzeit abbilden und verbinden, sind heutzutage elementar für die Wettbewerbsfähigkeit. Prozesse der Digitalisierung haben in vielen Unternehmen erste Priorität. Entscheider haben die Qual der Wahl: es gibt zahlreiche Softwares, für alle möglichen Szenarien und Anwendungsbereiche. Doch der Teufel sitzt im Detail – ein Überangebot, auch in Bezug auf Funktionen, irritiert und erschwert die Verifizierung einer passenden Software für individuelle Prozesse.

Ehrliches Bekenntnis

Neben diversen Statistiken über Fehlinvestitionen in diesem Bereich, gibt es nur wenige Entscheider bzw. Führungskräfte, die offen über ihre Ängste und Schwierigkeiten bei der Systemauswahl sprechen. Wie schwierig es ist, sich in dieser Angebotsdichte zu orientieren, um Systeme zu finden, die reibungslos miteinander kollaborieren und wie riskant, sich schließlich falsch zu entscheiden, beschreibt die unabhängige IMPULSE-Bloggerin Vanessa Weber. Die Geschäftsführerin der Firma Werkzeug Weber GmbH & Co KG aus Aschaffenburg, spricht in ihren Beiträgen immer wieder auch über die eigenen Probleme bei der Wahl von Software, mit denen so auch viele Entscheider zu kämpfen haben. Auf Impulse online resümiert die Expertin in einem Blogbeitrag mit dem Titel: „Digitalisierung – ich fühle mich überfordert“:

„Wir müssen uns um Big Data kümmern. Wir müssen unsere Prozesse verschlanken. Wir müssen den E-Commerce vorantreiben. Die Aufgabenliste wird jeden Tag länger. Ist das die digitale Transformation, von der alle reden – und unter der offenbar jeder etwas anderes versteht?“

Zu viel theoretische Komplexität

Statt mehr Effizienz zu gewinnen, verlieren Unternehmen häufig tatsächlich wertvolle Zeit. Engpässe werden oft erst in der alltäglichen, praktischen Betriebsroutine sichtbar, nachdem die Software gekauft wurde.

Im kleineren Maßstab kennen viele dieses Problem bereits von herkömmlichen Smartphone-Apps. Da werden scheinbar nützliche Programme teils kostenpflichtig heruntergeladen, die jedoch im Alltag häufig kaum oder gar nicht genutzt werden. Große Software-Konzerne wie Microsoft oder Adobe haben wiederum eine gewaltige Fülle von Optionen schon in die Menüs ihrer Basisversionen gepackt. Für Anwender, die nur Basisfunktionen oder spezielle Features nutzen möchten, sind überfrachtete Menüs eine echte Last.

Dieses all-you-can-use-Prinzip ist so wenig nützlich, wie beim all-you-can-eat-Buffet über den Appetit zu essen. Das Prinzip spendet keinen Nutzen, es verführt zu Völlerei. Bei Softwares lenken nicht benötigten Funktionen vom Wesentlichen ab und kosten enorme Ressourcen. Im Verhältnis zu den gigantischen Umfängen von Softwares wie MS-Office sind es oft nur wenige Funktionen, die wirklich gebraucht werden. Funktionen, die sich irgendwo im Dickicht unzähliger Features in einem der Sub-Sub-Sub-Menüs finden. Diese Suche nach essenziell wichtigen Funktionen nervt Anwender regelmäßig. Wenigstens sind die Kosten dieser allgemein gebräuchlichen Softwares noch überschaubar.

Große Systeme können Workflows hemmen

Ganz anders ist das bei spezielleren, betrieblichen ERP-Systemen. Softwares, die für unternehmerische Betriebsabläufe existenziell wichtig sind und bei denen IT-strukturelle Entscheidung für viele Jahre mit weitreichenden Konsequenzen getroffen werden.

Wie erwähnt, werden im Profisegment häufig Mammut-Softwaresysteme mit Funktionen gekauft, die theoretisch funktionieren, häufig jedoch ebenfalls nicht benötigt werden. Paradoxerweise müssen Unternehmen ihre Prozesse oftmals sogar an die Softwares anpassen, da sich solche Systeme aufgrund ihrer starken Parametrisierung nicht so einfach auf die individuellen Workflows individualisieren lassen. Gut funktionierende, effiziente Workflows, die organisch gewachsen sind, werden damit häufig verlangsamt und kosten mehr Geld als nötig.

Wie können Fehlentscheidungen vermieden werden? ERP-Systeme, die Lösungen für sämtliche, theoretische und selbst abstrakte Eventualitäten anbieten, verleiten schnell zu der Annahme, damit auch mehr Erfolgsoptionen zu kaufen. Ein Zitat von Albert Einstein passt zum Phänomen der vermeintlichen digitalen Perfektion:

Nicht alles, was zählt, ist zählbar
und nicht alles, was zählbar ist, muss auch gezählt werden.

Kleine und mittelständische Unternehmen suchen mittlerweile gezielter nach praktischen, flexiblen Lösungen, die bezahlbar sind, reibungslos integriert werden können und einfach zu bedienen sind – ohne ewig Anleitungen zu wälzen, um schließlich doch nur festzustellen, was theoretisch möglich wäre, jedoch selbst perspektivisch gesehen nicht nötig ist.

„Uns fehlen Zeit und Nerven, über Theorien zu sprechen, die möglicherweise diesen Prozess oder jenen Workflow über Bedarf verbessern könnten. Von Kollegen und aus eigenen Erfahrungen weiß ich, dass überdimensionierte Systeme, mangels Zeit und wegen der fehlenden Akzeptanz der Belegschaft, nach dem Kauf häufig nicht richtig funktionieren. Wir haben solche Systeme mittlerweile durch leichtere, effizientere ersetzt.

Die Zukunft ist modular und flexibel!

Die zentrale Frage ist, wie sich ein neues System im alltäglichen Workflow tatsächlich schlägt und wie es vom Team angenommen wird. Erst im realen Betriebsalltag wird deutlich, welche Funktionen überflüssig sind oder den Workflow sogar bremsen“, sagt Jan Geißelbrecht, Geschäftsführer der Bruns Druckwelt GmbH & Co. KG, der die Systemauswahl im Hause wegen der unternehmensweiten Bedeutung zur Chefsache erklärt hat. Er setzt auf den Trend von hoch flexiblen, modularen Systemen, die untereinander kompatibel sind.

Den Trend der Modularität fördern Softwareriesen wie Microsoft oder Google heute selbst. Sie konzentrieren sich immer weniger darauf, sämtliche Funktionen selbst in die eigenen Systeme zu integrieren – vielmehr definieren sie sich als digitale Plattformen, quasi als Mutterschiffe, an die sich theoretisch Tausende kleine Softwares (Collaboration-Tools, Extensions, Plugins etc.) flexibel und bedarfsgerecht an- und abdocken lassen.

Zum Beispiel lassen sich bei der sogenannten Google-Suite auch komplexere Module (sogenannte Extensions) je nach Bedarf einzeln aktivieren. Bekannte CMS-Systeme wie WordPress oder TYPO3 bezeichnen diese kleinen Programme als Plugins, von denen es mittlerweile Zehntausende gibt. Ein Prinzip, das bei allgemein gebräuchlicher Software mittlerweile optimal funktioniert. Doch wie steht es mir speziellerer Software aus, zum Beispiel für Druckdienstleister, die damit ihre individuellen Workflows organisieren möchten?

Die Superformel bei der Softwaresuche?

Entscheider sondieren auf der Suche nach speziellerer, betrieblicher Software immer mehrere Angebote, um optimale, individuelle Lösungen zu finden. Das kostet Zeit. Funktionen werden live gesichtet und auch Kollegen nach ihren Erfahrungen gefragt.

Nach solchen kräftezehrenden Sondierungen wünschen sich Manager ein Rezept herbei, quasi eine Superformel mit einer Richtigkeitsgarantie für ihre Entscheidungen, denn in dieser temporeichen Geschäftswelt müssen Fehler teuer bezahlt werden. Im schlimmsten Fall beginnt die Suche von vorne. Monate an Zeit sowie Investitionen und personelle Ressourcen sind dann verloren.

Softwaresysteme richtig dimensionieren

Eine nützliche Strategie ist es, Komplexität schon in der Sondierungsphase zu reduzieren – die Wunschliste überschaubar zu halten. Das gilt für sämtliche Projektgrößen, besonders aber für kleine und mittelständische Betriebe mit begrenzten Ressourcen.

Entscheider, die so planen, begünstigen damit einen Prozess, der vielleicht nicht sofort sämtliche Anforderungen an ein neues System abdeckt, die aber oft nur theoretisch benötigt werden. Die fehlenden Bedarfe werden stattdessen in der Praxis lokalisiert. Fehlende, meist spezielle Anforderungen können im Laufe der Zeit

• durch individuelle Module, direkt vom Anbieter eines Basissystems oder
• durch Anbindung externer Softwares

ergänzt bzw. individualisiert werden, denn: Charakteristisch für moderne Basissysteme sind flexible Schnittstellen. Die Strategie Ergänzen und Individualisieren ist damit auch technisch möglich. Unternehmen, die zusätzliche Anforderungen Step by Step im realen Betrieb lokalisieren, lassen passgenaue Software-Ökosysteme organisch wachsen und vermeiden damit Funktionsfriedhöfe.

Anwender einbeziehen

Das Funktionieren eines digitalen Prozesses hängt maßgeblich auch von seinen Anwendern ab. Durch Einbindung der Mitarbeiter an diesem Erweiterungsprozess, wird ein Funktionieren auch durch die Akzeptanz im Team begünstigt – denn nicht selten wurden Softwares stattdessen von Anwendern boykottiert, denen neue Systeme einfach vorgesetzt wurden. Bezogen auf die Metapher mit dem Buffet, kommt der Appetit also besser beim Essen:

learning by doing.

​pagina|net: Das MIS-Mainboard-Prinzip

Gegen diesen Trend der Modularität wollen Softwaredienstleister häufig immer noch möglichst sämtliche IT-Bedarfe ihrer Kunden abdecken. Moderne Systeme konzentrieren sich jedoch auf die eigenen Kompetenzen und bieten Schnittstellen für weitere Funktionen an.

Exemplarisch für zeitgemäße, betriebliche Softwares steht das MIS-System (Management-Information-System) pagina|net. Das System wurde vom gleichnamigen Softwareunternehmen Pagina|Net GmbH mit Sitz in Dortmund schon zu DOS-Zeiten entwickelt und ist über all die Jahre organisch gewachsen.

Die Programmierer haben das Prinzip von Modularität und Kollaboration perfektioniert. Die Architektur fokussiert einerseits auf die eigenen MIS-Kompetenzen – andererseits auf die Fähigkeit, reibungslos mit externen Systemen zu kollaborieren. Die aktuellste Version des MIS-Systems ist ein Konzentrat aus 30 Jahren Praxis, mit mehr als 500 Installationen und insgesamt Tausenden Anwendern in den unterschiedlichsten Szenarien.

„Zu unseren Kunden zählen kleine und große Druckdienstleister, Werbetechniker, Digitaldrucker und diverse Mediendienstleister, mit teils sehr individuellen Workflows. Das Basissystem ist eine optimale Schnittmenge von MIS-Funktionen, die unsere Kunden täglich intensiv nutzen.

Pagina|net ist ein Best-of des MIS-Segments“,

sagt Geschäftsführer Sebastian Weyer. „Die Anforderungen an eine betriebswirtschaftliche Software sind mittlerweile enorm. Entsprechend funktionsreich ist grundsätzlich auch pagina|net, denken wir nur an Bereiche wie: Betriebsdatenerfassung, Vor- und Nachkalkulation, elektronische Plantafeln, Material- und Lagerwirtschaft, Rechnungswesen, spezielle Kalkulationen für Maschinenkosten, Bestellwesen, Fremdleistungen oder den digitalen Auftragszettel und so weiter.

Wir wissen jedoch nach 30 Jahren, dass unsere Module im Mix sehr unterschiedlich, höchst individuell und je nach Betriebsausrichtung unterschiedlich genutzt werden. Mit unseren Kunden finden wir heraus, was wirklich gebraucht wird. Grundsätzlich ermitteln wir das schon während der Erstgespräche im Dialog mit Entscheidern. Auch, wo der Funktions-Appetit wahrscheinlich über den Bedarf geht. Das spart Zeit und Geld. Nicht benötigten Funktionen blenden wir aus den Menüs aus“, erklärt der Experte.

Bei zusätzlichen Anforderungen korrespondiert das MIS pagina|net reibungslos mit sämtlichen, ebenfalls offenen Systemen. Alternativ werden spezielle Anforderungen auch individuell programmiert. So einfach lässt sich die Integration selbst für sehr spezielle Anforderungen mittlerweile realisieren.

Bruns Druckwelt GmbH & Co. KG: In der Praxis ist einfach einfach richtig

Dieser Pragmatismus erleichtert die Integration und spätere Modifikation von betrieblicher Software. Das kommt bei mittelständischen Unternehmen der Medienbranche gut an. Leit- oder Basissysteme wie pagina|net lassen sich nahe an den Workflows erweitern und/oder kombinieren.

So sieht es auch der Geschäftsführer Jan Geißelbrecht: „Unser Workflow ist über Jahre gereift. Die Abläufe sind durch ständige Optimierungen effizient und logisch strukturiert. Es macht keinen Sinn, diese Strukturen jetzt völlig auf den Kopf zu stellen, nur, da ein zu starres Softwaresystem zu unflexibel ist, unseren Workflow zu adaptieren“, sagt der Manager, der verschiedene unternehmerische Bereiche durch modulare Softwares vernetzt hat:

Das Unternehmen Bruns Druckwelt GmbH & Co. KG ist Teil der J.C.C.-Bruns-Gruppe, die 16 weitere Unternehmen unter ihrem Dach vereint: aus den Bereichen Logistik, Medienservice, Prospektverteilung oder Reise- und Ticketservice. Zum Kern der Gruppe zählen Tageszeitungen wie das Mindener Tageblatt, das eine moderne App „MT-to-go“ und Paid-Content-Modelle anbietet oder verschiedene Magazinformate. Auch ein Radiosender „Radio Westfalica“, zählt zur Gruppe.

So wird ein Schuh daraus

Die Anforderungen an eine MIS-Software müssten demnach enorm komplex sein. Im Interview erklärt Geschäftsführer Jan Geißelbrecht, wie er trotz der vielschichtigen Anforderungen die Komplexität verringert hat:

„Mit dem bisher bei uns installierten MIS (Management-Informations-System) kamen unsere speziellen Workflows immer wieder ins Stocken – auch durch Überfunktionalitäten. Aufgrund der ineinandergreifenden Dienstleistungen bei uns, habe ich eine effizientere und kompatible MIS-Software gesucht, die flexibel mit externen Prozessen interagiert und mit der wir administrative, betriebswirtschaftliche und produktionsseitige Daten managen können. Kurz: Ein System, das uns unterstützt und uns stattdessen keine Ressourcen abverlangt, um die Software zu unterstützen.“

Die Strategie ging auf:

„Mit pagina|net haben wir ein flexibles System im Einsatz und können weitere Module immer dann anbinden, wenn wir sie brauchen, auch von anderen Softwaredienstleistern.

Wir verbinden die jeweils besten Funktionen zu einem großen Ganzen.

und können auch perspektivisch weitere passenden Systeme anbinden. Das ist effizienter und kostengünstiger, als nur ein starres Mega-System einzusetzen.

Unsere Kunden nutzen beispielsweise ein von uns angebotenes Web-to-Publish-System, um ihre Medien-Assets, Lagerbestände, Logistikdienstleistungen oder Bestellungen von Drucksachen, inklusive webbasierter Personalisierungen, zu verwalten.“ Wie beim MIS-System pagina|net setzt Jan Geißelbrecht auch hier auf die Kompetenz eines spezialisierten Softwaredienstleisters, mit einem System, das sich mit pagina|net vernetzen lässt.

Ein weiteres, digital gesteuertes Medienprojekt sei Azubify – ein Informationsdienst für junge Berufseinsteiger, mit Fachinformationen und einem Marktplatz für Ausbildungsstellen sowie starker Fokussierung auf Regionen oder Städte. Die Bruns Druckwelt GmbH & Co. KG produziert für die Region Minden eine fünfstellige Druckauflage.

Für dieses Projekt kommt wiederum das vorher genannte Web-to-Print-Tool zum Einsatz, erklärt Jan Geißelbrecht „[…] quasi ein weiteres Modul in unserem Software-System.“ Und so geht es weiter:

„Databased-Publishing ist eine weitere digitale Dienstleistung, bei der wir Daten aus verschieden formatierten Datenbanken mit druckfertigen Designs verschiedener Druckwerke verbinden. Zum Beispiel für Kataloge, die wir teils hoch personalisiert im Digitaldruck produzieren. Informationen wie Bilder, Termine oder Preise werden selbst auf Hunderte von Seiten sehr effizient und vollautomatisch zugeordnet. So sind selbst umfangreiche Werke in kürzester Zeit druckreif.“

Moderner Mediendienstleistungen individuell organisiert

Neben diesen digital gesteuerten Dienstleistungen ist der westfälische Mediendienstleister im Kern nach wie vor eine leistungsstarke Druckerei: Produziert werden klassische Drucksachen wie Mailings, Broschüren und hochwertige Kataloge, auch Fach- und Tageszeitungen in großen Auflagen, u. a. im leistungsstarken Rotationsdruck.

„Unter dem Motto ‚Bruns Druckwelt Manufaktur’ bieten wir zudem raffiniert veredelte Drucksachen an, die wahlweise oder kombinativ mit Relief- oder Effektlackierungen produziert und auf sehr speziellen Substraten gedruckt werden können. Der Markt boomt!“

In einer Broschüre zeigt das Unternehmen Beispiele für besondere Oberflächen wie Holz oder Metalle, die durch spezielle Veredelungen quasi gefühlsecht gedruckt werden können. Durch diese multisensorischen Eigenschaften können verschiedene Oberflächen realitätsnah imitiert werden und sperrige Muster bei der Präsentation häufig ersetzen.

Die Entscheidung für ein zentrales MIS-System war logisch

„Unsere Angebotstiefe unterstreicht die Wahl für ein flexibles und leistungsfähiges Software-Ökosystem“, resümiert Jan Geißelbrecht die Entscheidung, die er mit einem Projektteam aus Vertrieb, Drucktechnik, Innen- und Außendienst, Vorstufe und IT abgestimmt hat. Die Wahl für pagina|net sei aufgrund der praktischen Vorführung und der Erfahrung seitens der Experten eindeutig ausgefallen.

„Die Gespräche mit den MIS-Experten von Pagina
fühlten sich an, wie Gespräche mit erfahrenen Kollegen.“

Mit den Programmierern konnte er über viele betriebliche Themen sprechen – nicht nur über IT-typische. Die Implementierung der Software sei reibungslos verlaufen – die Anwender fanden sich bereits nach kurzer Einarbeitungszeit zurecht.

„Es war richtig, dass wir zuerst auf die eigenen Prozesse im Unternehmen fokussiert haben. Mit dem MIS haben wir eine Software gefunden, die sich auf unseren Workflow justieren lässt und nicht umgekehrt.“

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche betreffende Bezeichnungen gelten gleichermaßen für beiderlei Geschlecht.

Dieser Beitrag wurde vollständig und ohne Weisung in unserer Redaktion verfasst.